Współczesne środowisko biznesowe jest niezwykle dynamiczne i wymagające. Wraz z rozwojem technologii, zmianami trendów rynkowych, rosnącą konkurencją oraz zwiększającymi się wymaganiami klientów, przedsiębiorstwa muszą podejmować wiele działań, aby osiągnąć sukces i utrzymać pozycję na rynku.
Jednym z najważniejszych wyzwań przedsiębiorców jest umiejętne zarządzanie zmianami oraz odpowiednie podejście do pracowników. Wielu szefów firm skupia uwagę na dostosowywaniu procesów produkcyjnych lub kreatywnych, szkoleniach handlowych i dostarczaniu merytorycznej wiedzy. Tymczasem prawdziwe problemy w firmach mogą kryć się gdzie indziej – w relacjach, w komunikacji, w organizacji czasu.
ZARZĄDZANIE ZMIANĄ
Właściwe zarządzanie i wybranie właściwego kierunku rozwoju jest kluczowe dla sukcesu firmy. Proces dokonywania zmian w organizacji jest złożony i wymaga od kadry zarządzającej odpowiedniego podejścia, ale wcześniej należy zdiagnozować problemy i odkryć potrzeby wszystkich grup, którymi kadra zarządza.
Wyznaczanie kierunków zmian bez zaangażowania pracowników i budowania ich świadomości jest błędem, który niesie ze sobą długofalowe konsekwencje. Pracownicy powinni być zaangażowani w cały proces wprowadzania zmian, powinni być świadomi celów i korzyści wynikających z wprowadzanych zmian. Powinni też potrafić dostosować się do nowych sytuacji. Niestety nie wszystkie organizacje tak działają.
JAK – KROK PO KROKU – WPROWADZAĆ ZMIANY W FIRMIE?
W każdej zmianie najważniejsze, a jednocześnie najtrudniejsze jest podejmowanie właściwych decyzji, aby firma mogła funkcjonować lepiej i efektywniej.
Kluczową kwestią jest zrozumienie, że firma to ludzie, a ludzie to nie tylko wydajność i wyniki. Ludzie to także oczekiwania, emocje, ambicje i zaufanie. I tu zaczynają się schody. – mówi Anna Krupińska, właścicielka Level Up Business.
ANALIZA I DIAGNOZA. OD CZEGO ZACZĄĆ?
Najpierw należy zidentyfikować problemy, które wymagają zmian. Do tego celu wykorzystywane są różnego rodzaju narzędzia diagnostyczne, takie jak analiza SWOT czy badanie efektywności ludzi i organizacji HPI (Human Performance Improvement). Dzięki nim łatwiej określić luki kompetencyjne w zespole oraz zidentyfikować obszary, wymagające poprawy.
W kolejnym kroku należy zaprojektować odpowiedni proces szkoleniowy, który dostosowany jest do potrzeb pracowników i całej firmy. Trener skupia się wówczas na rozwoju kompetencji pracowników, dzięki którym będą mogli identyfikować problemy i wyzwania w firmie, a potem je rozwiązywać.
Jeszcze przed rozpoczęciem szkolenia warto pamiętać o skutecznej komunikacji z pracownikami, aby nie mieli poczucia, że są tym szkoleniem „uszczęśliwiani na siłę”. Należy wyjaśnić im cele szkolenia, powody zmian, a przede wszystkim korzyści, które z tego wynikną.
To jednak tylko początek zmian, bo najważniejsze to zapewnić wsparcie i narzędzia, które pozwolą im lepiej funkcjonować w nowych warunkach.
JAK ODKRYĆ PRAWDZIWY PROBLEM?
Wykrycie faktycznych problemów w firmie nie jest łatwym zadaniem. Prawdziwe problemy mogą długo pozostawać niewidoczne, ponieważ ludzie w organizacjach nie są na tyle otwarci i nie mają zbudowanego poczucia bezpieczeństwa, aby mówić o swoich obawach i wątpliwościach przy innych – zwłaszcza przy swoich szefach.
Bywa, że sam proces diagnozy potrzeb rozwojowych nie zawsze odzwierciedla rzeczywiste problemy w firmie. Dobrze zorganizowane szkolenia rozwojowe lub warsztaty to takie, podczas których ludzie czują się bezpiecznie.
Niezwykle ważne jest, aby szkolenia były interaktywne i angażowały uczestników, bo to wtedy uczestnicy otwierają się i są bardziej skłonni do mówienia o swoich trudnościach. Poprzez udział w różnych ćwiczeniach, zarówno pracownicy, jak i szefowie odkrywają problemy, które wcześniej były niezauważalne, a także dowiadują się, jak sobie z nimi radzić.
Dlatego warto dać ludziom przestrzeń i możliwość testowania swoich umiejętności w bezpiecznym środowisku szkoleniowym, aby mogli później przenieść swoje doświadczenia na swoją pracę zawodową.
DLACZEGO ZMIANY SĄ KONIECZNE?
Niektóre zmiany w firmach wynikają z naturalnego procesu rozwoju organizacji lub są konsekwencją oddziaływania czynników zewnętrznych, takich jak na przykład pandemia Covid-19, rosnąca inflacja lub perturbacje rynkowe. Wiele trudności sprawia tzw. czynnik ludzki: kłopoty z komunikacją, niewiedza i nierozwiązane problemy, które często zostały „zamiecione pod dywan”.
RÓŻNICE POKOLENIOWE
Dziś stanowiska pracy w jednej organizacji zajmują często pracownicy z różnych pokoleń – Baby Boomers (osoby urodzone w latach 1946-1964) oraz pokolenia X, Y (Millennials) i Z.
W ostatnim czasie pojawiło się kolejne określenie – „ pokolenie pandemii”. Ten podział, chociażby na grupy wiekowe, pokazuje, jak bardzo zróżnicowane bywają zespoły w firmach. Każde z pokoleń ma swoje unikalne cechy i podejście do pracy. To wymaga od pracodawców odpowiedniego podejścia.
Pracownicy Baby Boomers są często postrzegani jako pracownicy, którzy cenią sobie hierarchię i są oddani swojej pracy. Zazwyczaj są bardziej doświadczonymi pracownikami i często pełnią kierownicze stanowiska w firmach. Wśród nich znaleźć można jednak osoby, które podlegają służbowo osobom znacznie młodszym, co bywa często źródłem nieporozumień i konfliktów.
O pokoleniu X mówi się, że jest bardziej skłonne do akceptacji zmian i szybko adaptuje się do nowych technologii. Z kolei Millenialsi cenią sobie elastyczność i niezależność w swojej pracy, a także pozytywny wpływ na społeczeństwo. Często są to osoby bardzo zmotywowane i poszukujące wyzwań. Ludzie z pokolenia Z doskonale znają technologię i mają wysokie oczekiwania wobec pracodawców, jednak brakuje im doświadczenia.
Powyższe grupy pracowników różnią się oczekiwaniami i potrzebami, a to – dla pracodawców jest ogromnym wyzwaniem. Kadra zarządzająca powinna uwzględniać różnice pokoleniowe, aby zwiększyć efektywność firmy. Ważną rolę odgrywa zdolność elastycznego oraz indywidualnego podejścia, które ściśle wiąże się z koniecznością posiadania u menadżerów świadomości, poświęcenia czasu i zaangażowania na rzecz pracowników.
PRACA ZDALNA
Kolejnym problemem, z którym nie wszystkie firmy dobrze sobie radzą jest rozproszenie zespołów. Coraz więcej pracowników pracuje zdalnie, co wymaga dostosowania zarządzania zespołami i podniesienia poziomu świadomości pracowników. Praca zdalna – przy odpowiednim podejściu – może dać wiele korzyści zarówno pracownikom, jak i firmie. Jest to jednak wyzwanie, przed którym stoi przede wszystkim kadra zarządzająca.
Zapewnienie pracownikom odpowiednich narzędzi i technologii umożliwiających efektywną pracę zdalną to nie wszystko. Doświadczenia firm pokazują, że osoby, które pracują stacjonarnie w siedzibie firmy, mają często poczucie niesprawiedliwości, twierdząc, że pracownicy pracujący zdanie mają łatwiej. Z kolei pracownicy „zdalni” czują się często mniej doceniani; brakuje im integracji oraz dobrej komunikacji z pozostałymi członkami zespołu.
Zdaniem Anny Krupińskiej, każdy kij ma dwa końce, dlatego szefowie firm powinni podnosić poziom świadomości pracowników, wskazując im zalety jednego i drugiego systemu pracy. Ważne jest, aby zapewnili pracownikom poczucie, że ich rola w firmie jest ważna niezależnie od tego, w jakim systemie pracują.
Warto określić jasne zasady dotyczące pracy zdalnej i stacjonarnej oraz dopilnować, aby były one przestrzegane. Szkolenia niejednokrotnie pokazują, że praca w formule zdalnej nie jest dla każdego. Niektórzy pracownicy potrzebują bezpośredniego kontaktu z innymi ludźmi i środowiska biurowego, aby efektywnie pracować. Warto zatem zadbać o to, aby przedsiębiorstwa zapewniały zróżnicowane możliwości zatrudnienia, w tym np. elastyczne godziny pracy czy też model hybrydowy.
LUKI KOMPETENCYJNE
Jednym z największych wyzwań dla firm jest dostosowanie zadań i obowiązków pracowników do ich umiejętności, stylu myślenia i predyspozycji. Często zdarza się, że pracownicy otrzymują zadania, nieadekwatne do ich możliwości, co powoduje spadek ich efektywności oraz motywacji do pracy. Z drugiej strony, nadmierna ilość zadań o zbyt wysokim poziomie trudności może również prowadzić do spadku wydajności pracy zespołu i prokrastynacji.
Wierzę, że kluczem do sukcesu jest odpowiednie dostosowanie zadań do umiejętności, wiedzy, kompetencji i zdolności interpersonalnych pracowników. Dlatego tak ważne jest stworzenie odpowiedniego procesu szkoleniowego, który pomoże w rozwoju indywidualnym pracowników oraz zespołu jako całości.
SZKOLENIE, KTÓRE DAJE WARTOŚĆ
Proces szkoleniowy to kluczowy element rozwoju zarówno pracowników, jako jednostek, jak i organizacji, jako całości.
Po szkoleniach bardzo często słyszę od uczestników, że była to trudna, lecz wartościowa droga. Doceniają fakt, że odkryli to, nad czym warto pracować i wspólnie określili kierunek, w którym powinni iść. Najważniejsze, aby działać zespołowo i spoglądać na każdą ważną kwestię z różnych perspektyw.
Szkolenia i warsztaty dają uczestnikom nowe narzędzia do pracy, dzięki którym potrafią lepiej wykorzystać swoje umiejętności i talenty. Wiele osób odkrywa indywidualny potencjał, który wcześniej był niezauważany. Zespoły zaczynają doceniać wartość komunikacji i współpracy.
Szefowie firm zaczynają rozumieć i doceniać swoich pracowników. W konsekwencji pracownicy lepiej radzą sobie w pracy, a szefowie cieszą się, że mają świadomy zespół gotowy na nowe wyzwania. Wszystkie te elementy zebrane w całość sprawiają, że organizacja staje się silniejsza – odporna na problemy, zmiany oraz trudności.
Podsumowanie
Rozwój firmy nigdy się nie kończy, lecz przesuwa się na kolejne poziomy. Wdrażanie zmian w organizacjach to skomplikowany proces, z którym nie radzi sobie kadra zarządzająca. Wdrażanie zmian wymaga wiedzy, czasu, cierpliwości, elastyczności, empatii oraz dobrego planu. Odkrywanie prawdziwych problemów nie jest łatwe, jeśli nie towarzyszy temu właściwe podeście i – wspólna dla wszystkich – wizja firmy. Warto skorzystać z pomocy specjalistów, którzy pomogą zidentyfikować problemy, zaproponują odpowiednie rozwiązania i pomogą je wdrożyć.
