Dobra komunikacja w firmie pozwala przenosić góry. Brak komunikacji rujnuje każdy element w firmie i przyczynia się do nieporozumień oraz konfliktów. W konsekwencji firma osiąga gorsze wyniki, pojawiają się problemy kadrowe i wszystkie idzie nie tak. Zadbaj o komunikację i bądź spokojny o swój biznes, bo firma jest jak scena. Pracownicy i szefowie są aktorami, którzy powinni poznać podstawowe zasady komunikacji, aby na niej występować. Gdy nie ma dobrej komunikacji, przedstawienie się nie uda.
Komunikacja w firmie – Brak wytyczonych ścieżek.
W wielu firmach szefowie skupiają się na doskonałej komunikacji z klientem, lecz nie dbają o komunikację wewnątrz przedsiębiorstwa. Gdy prowadzę szkolenia grupowe dla firm ,najczęstszym problemem, o którym słyszę jest brak komunikacji. Firmy nie mają ustalonych ścieżek, po których pracownicy powinni się poruszać, aby rozwiązywać problemy. Nie wiedzą do kogo i z czym mają się zwrócić po konkretną informację. Chaos i niezrozumienia bardzo źle wpływają na funkcjonowanie pracowników i całej organizacji.
Komunikacja w firmie – Kiedy pojawia się problem?
Problem z komunikacją pojawia się wtedy, gdy pracownicy tracą czas, aby znaleźć osobę, która odpowie na ich i pytania. Do kogo pójść, gdy pojawiają się trudności z obsługą klienta? Do kogo się zwrócić w sprawie finansów lub bieżących problemów?
Aby zapobiec kłopotom z komunikacją warto nadać hierarchię ważności problemom i wiadomościom. Warto też ustalić jasny podział kompetencji. Każdy pracownik w firmie powinien wiedzieć, kto jest odpowiedzialny za wykonanie danej czynności lub procedury. Dotyczy to również korespondencji mailowej.
Pracownik, który wysyła e-mail, zawsze powinien otrzymać odpowiedź. Informacja typu: „ok” lub „zajmę się tą sprawą” wystarczy. To jest podstawa komunikacji. Pracownicy i szefowie nie uzyskują od drugiej strony żadnej informacji zwrotnej – taki obraz wyłania się z dyskusji podczas moich szkoleń.
Komunikacja w firmie – Procedury to nie bzdury
Każda firma – nawet ta najmniejsza – powinna spisać procedury, które będą wyjaśniały jak postępować w określonych sytuacjach lub do kogo zwrócić się o pomoc. Stworzone procedury ułatwiają pracownikom wykonywanie obowiązków. Nie przychodzą z każdym problem do szefa firmy i są bardziej samodzielni. Procedury oszczędzają czas, ponieważ pracownicy nie działają po omacku. Wiedzą jak i z kim załatwić daną sprawę, nie wspominają o wdrażaniu nowych osób w firmie. Nowi pracownicy poznają zasady i wiedzą co robić.
Komunikacja w firmie – Odpowiedzialność zbiorowa to ogromny błąd
Gdy nie wiadomo kto jest za co odpowiedzialny w firmie, wszyscy zajmują się wszystkim i… wspólnie odpowiadają za wszystko. To błąd. Pracownicy muszą konkretnie wiedzieć czego wymaga szef i za co odpowiada dany pracownik. Natomiast szef firmy powinien wiedzieć kogo ma rozliczyć za wykonane lub niewykonane zadania.
Wskaż osoby
Ważne jest, aby ustalić osoby, które będą nadzorowały sprawy w firmie i sprawdzały, czy pracownicy wykonują zadania prawidłowo. Pracownik musi zawsze wiedzieć czy zrobił coś dobrze, czy źle. Tylko w ten sposób będzie się rozwijał i unikał popełniania błędów.
Nie rządź. Zarządzaj!
Zarządzanie firmą i pracownikami jest bardzo trudne. Niestety wielu szefów myli zarządzanie z rządzeniem, a to prowadzi do konfliktów i problemów w firmie. Ludźmi należy kierować mądrze, bo tylko wtedy pracują efektywnie. Pracownik musi zobaczyć cel i kierunek, w jakim idzie firma, a kolejne zadania do wykonania powinny mieć jasne uzasadnienie.
Pracownikom trzeba odpowiadać na pytania: Dlaczego? Po co? W jaki sposób? Jeśli ktoś chce świadomie budować efektywny i zgrany zespół, nie może trzymać pracowników „w ciemności”. Filozofia zarządzania pracownikami typu: „Tak, bo tak” nie działa i nigdy nie zadziałała.
Delegowanie zadań – psychologia w praktyce
W źle zarządzanych firmach problemy wyrastają jak grzyby po deszczu. Często wynikają z delegowania zadań niewłaściwym osobom. Każdy szef chciałby, aby wszystko w firmie funkcjonowało prawidłowo. Tylko najpierw trzeba się wysilić, aby dobrze poznać zespół i jego kompetencje. Tylko wtedy można dobrze podzielić zadania.
Dobry manager wie jak dopasować zadania do konkretnej osoby, bo wie, że po jednej stronie są kwalifikacje, a po drugiej tzw. kompetencje miękkie. Jeśli każdy z pracowników wie, co ma robić (a zadania odpowiadają ich zdolnościom), chaos znika. Zaczyna się tworzyć zespół.
Im mniej wiedzą, tym lepiej
Bardzo często pojawia się przekonanie u szefów firm: pracownik powinien wiedzieć jak najmniej o sprawach firmy, bo tak jest bezpiecznie. Zarządzający boją się, że pracownik, który wie o firmie dużo, szybko odejdzie i zabierze ze sobą wszystkie tajemnice. Wielki Włochaty Pająk (bo tak to nazywam) udławi każdego szefa, więc… Szefie, nie tędy droga!
Szefowie często uważają, że czyniąc pracownika odpowiedzialnym za zadania, mogą stracić władzę. Wynika to choćby z tego, że uważają przekazywane informacje za wielką tajemnicę. W obawie przed utratą władzy nie przekazują kluczowych informacji, a pracownik – nie może wykonać zadania prawidłowo. Powstają półprawdy, niedomówienia i niekompletne historie, które krążą z ust do ust. Pracownicy pogrążają się w chaosie, a efektywna praca staje się niemożliwa. Przykłady można mnożyć.
Osoba – będąca na stanowisku kierowniczym – kończy współpracę z firmą. Okazuje się, że nikt w firmie nie poinformował pracowników o tej sytuacji. Nie wiedzą kto dalej zarządza zespołem; do kogo należy wysyłać raporty; w jaki sposób rozliczać się ze zdalnej pracy; kto odpowiada za wynagrodzenia, premie i udzielanie urlopów? Wszyscy biegają bez celu i nie wiedzą o co chodzi.
Błędy, które systematycznie (i czasem nieświadomie) popełniają szefowie firm, wychodzą na jaw dopiero podczas audytu.
Komunikacja w firmie – Zaufanie i zaangażowanie
Szefowie wymagają od pracowników zaangażowania, bo zaangażowany w pracę zespół to skarb. Tylko że… taki skarb to nie samorodek. Nie można wykopać go spod ziemi. Trzeba go zbudować na wzajemnym szacunku i zaufaniu, które pojawi się wtedy, gdy ludzie będą utożsamiać się z firmą.
Szefowie powinni zauważać potrzeby pracowników, a do tego potrzebna jest komunikacja. Gdy w firmie panuje dobra atmosfera, która sprzyja szczerym rozmowom, pojawia się szansa na budowanie prawdziwych relacji.
Oczekiwań pracowników nie należy sprowadzać jedynie do wysokości wynagrodzenia. Badania pokazują, że ludzie nie przychodzą (lub odchodzą) z powodu pieniędzy. Jedną z niezaspokojonych potrzeb pracowników jest potrzeba docenienia. Trzeba pamiętać o trzech słowach: „proszę”, „dziękuję”, „przepraszam”, które są kamieniem węgielnym każdej dobrej komunikacji.
Dobra komunikacja w biznesie to jedna z kluczowych kompetencji. Powinien ją zdobyć każdy lider, aby nauczyć jej swój zespół. Nauczymy się nie tylko słyszeć, ale słuchać siebie nawzajem. Wtedy każdy szczyt w biznesie będzie do zdobycia!
